Etkinlik lokasyon ulaşım planı yaparken sık yapılan hatalar

Kısa Cevap

Etkinlik lokasyon ulaşım planı yaparken en sık yaptığım hatalar, erişim seçeneklerini yetersiz araştırmak, hedef kitlenin ulaşım alışkanlıklarını göz ardı etmek ve son dakika değişiklikleri için plan B olmamak oldu. Bir etkinlik başarılı olsun diye katılımcıların yarısı yola çıkmadan vazgeçerse, ne kadar iyi bir ürün lansmanı hazırlarsanız hazırlayın, etkisi sınırlı kalır. Bu yazıda, kendi ürün lansmanlarımda yaşadığım deneyimleri paylaşıyor ve siz de aynı tuzaklara düşmemeniz için pratik çözümler sunuyorum.

Hata 1: Lokasyon Seçimini Erişim Üzerine Kurmamanız

Etkinlik lokasyon ulaşım planı yaparken ilk hata, lokasyonu seçerken ulaşım imkanlarını göz ardı etmektir. Ben de başlarda çok hoşuma giden, fakat şehrinin kenar mahallesi olan bir mekanı seçmiştim. Estetik güzeldi, ama toplu taşıma istasyonundan 1,5 kilometre uzakta idi.

Sonuç? Davetlilerin %30'u yol tarifi soruyor, %20'si taksiye biniyordu (maliyeti kendileri karşılarken birkaçı vazgeçiyordu). Şimdi lokasyon seçerken ilk sorularım şunlar:

• En yakın metro/otobüs durağı ne kadar uzakta?
• Yaya olarak erişilebilir mi, yoksa bisiklet lazım mı?
• Otopark sorunu var mı? Varsa kaç araç sığabiliyor?
• Engelli erişim standartlarını karşılıyor mu?

Bu dört soruyu cevaplayamadığım bir yeri seçmiyorum artık. Çünkü davetlilerin %10'u engellilik nedeniyle, %5'i oto kullandığı için, geri kalan çoğunluk toplu taşımayla geliyorsa, bu dört noktada başarısız olduğunuz zaman katılım oranı ciddi düşüyor.

Hata 2: Hedef Kitlenin Gerçek Ulaşım Şartlarını Bilmemek

B2B bir ürün lansmanı düzenledim bir keresinde. Etkinlik lokasyon ulaşım planını çok profesyonel yaptığımı düşünmüştüm: şehir merkezinde, metroya yakın, işletmelere yakın. Ama unutmuşum ki davetililer saat 18:00'de işten çıkacaklarsa ve saat 19:00'de etkinlik başlıyorsa, hepsi evinden çıkamayacaklar.

Ya da tersine, hafta sonu ürün lansmanı yapıyorsanız ve hedef kitleniz üniversite öğrencileri ise, "kente uzak ama ucuz ve geniş" bir mekân daha uygun olabilir. Çünkü öğrenciler ulaşım maliyetini hesap ediyor.

Çözmek için yapmanız gereken şey çok basit: davetliyelere "Hangi saatte ve nasıl geleceksiniz?" sorusu sormaları. Bir anket yapın, en az %70'ten cevap alıncaya kadar açık tutun. Bu cevaplar size şu bilgileri verecektir:

• Kaç kişi arabayla gelir?
• Kaç kişi toplu taşımayla gelir?
• Kaç kişi taksi kullanır?
• Zaman kısıtı var mı?

Hata 3: Plan B'siz Hazırlık Yapmak

Lansmanlarım için gittiğim bir cafe, o gün metroda insan taşkınlığı nedeniyle saat 18:00 ile 20:00 arasında bazı hatlar kapalı kaldı. Etkinlik lokasyon ulaşım planında bu ihtimali düşünmemiştim. Sonuç? Bilet satıştığım kişilerin %40'ı geç kaldı.

Artık her etkinlikten bir gün önce, mekanın çevre sayfalarını araştırıyorum. Yaklaşan inşaat, planlı elektrik kesintisi, dev etkinlikler var mı diye bakıyorum. Hava durumuna da bakarım çünkü yoğun yağış, toplu taşımaları etkiliyor.

Plan B hazırlamak demek, şöyle stratejiler geliştirmek demektir:

• Erken gelen davetliler için bir bekleme alanı ayırın
• Geç kalanlar için esnek bir start saati düşünün
• Taksi kodu hazırlayın (indirim anlaşması) böylece davetlilerin ulaşımı ucuzlasın
• Alternatif bir mekan adı saklı tutun, son dakika değişikliği gerekirse diye

Hata 4: Ulaşım Bilgisini Davetiyede Açık Vermemek

Beni en çok şaşırtan hata, kendi lansmanlarımda yaptığım bu: davetiyeyi gönderip, ulaşım detaylarını başlı başına bir mesajla gönderiyorum. E-posta çoğu kişinin spamına gidiyor veya unutturuluyor.

Şimdi ana davetiye bölümünde, tüm ulaşım bilgisini şu şekilde sunuyorum:

Buraya Nasıl Geleceğim?
Metroya en yakın istasyon: [Ad]. Çıktıktan sonra 500 metre yürü, solda görüyorsun.
Arabayla gelecekseniz: [Adres]. Otopark kapasitesi 20 araç, boş bulunmuş olduğu garanti edilemiyor ama var.

Bu açıklık, davetlilerin gerçekten geleceğine olan ihtimali %15-20 artırıyor. Çünkü belirsizlik, insanları uzak tutuyor.

Hata 5: Engelli Erişimi Sonradan Hatırlamak

Etkinlik lokasyon ulaşım planında en kabahat hatası budur ve ben de yapıştım. Mekan harika, fakat merdivenli giriş vardı. Tekerlekli sandalyeden gelecek birisi vardı ama bunu fark etmedim.

Çözüm? Sadece tekerlekli sandalye değil, tüm erişim ihtiyaçlarını düşünün:

• Fiziksel engelli erişimi
• Görme/işitme engeli olanlar için akomodasyon
• Otobüs durakları ve bankamatiklerin yolda olması
• Hareket problemi olan yaşlı davetliler için kısa yol talimatları

SSS

Ürün lansmanımda otopark bulunmuyorsa ne yapmalıyım?

Telefonle 2-3 oto kiralama şirketi ara, davetliler için grup indirim al ve davetiyeyle gönder. Ya da belki ulaşım bedeli siz karşılayın—lansmanın başarısı, ulaşım maliyetinden daha değerli.

Etkinlik lokasyon ulaşım planı oluştururken en gerekli adım hangisi?

Davetliyelere anket yapıp, onların ulaşım tercihlerini öğrenmek. Gerisi bu veriye göre şekilleniyor.

Son dakika lokasyon değişikliğine nasıl hazırlanalım?

Davetliyeleri en geç 3 gün önce haber verin. Aynı anda ikinci bir mekan seçeneği hazır tutun, böylece 48 saat içinde geçiş yapabilirsiniz.