Lansman etkinliği catering yaparken sık yapılan hatalar

Kısa Cevap

Lansman etkinliği catering yaparken en sık yapılan hatalar: bütçeyi doğru hesaplamamak, misafir sayısını yanlış tahmin etmek, yemek seçimini ürün kimliğiyle uyumlu hale getirmemek, catering şirketine son dakika haber vermek ve etkinlik sırasında yemeğin sunumunu ihmal etmektir. İlk adım olarak misafir sayınızı net bir şekilde belirleyin, ardından ürün lansmanınızın tarzına uygun bir menu planlayın.

Misafir Sayısını Yanlış Tahmin Etmek

Geçen yıl kendi lansmanımda yaşadığım ilk hata buydu. Bekleme listesinde 150 kişi vardı, ben de catering şirketine "200 kişi için sipariş verin" dedim. Sonunda 85 kişi geldi ve elime kalıp kalan yemekler çöpe gitti.

Misafir sayısını tahmin ederken bekleme listesi, sosyal medya katılımı, davetiye açma oranı gibi verileri incelemeniz gerekir. Eğer online bir lansmanınız varsa, gerçek katılım oranı beklentinizin %40-60'ı arasında olacaktır. Presential etkinlikte ise onaylı kaydı olmuş kişilerin de %20'si son dakikada gelmeyebilir. Catering şirketine kesin sayı veren yerine, "80-100 kişi arasında değişebilir" şeklinde bir aralık verin ve en fazla %10 yastık ekleyin.

Bütçeyi Doğru Hesaplamamak

Catering maliyetini sadece kişi başı yemek fiyatıyla sınırlı sanmazsanız, sonunda bütçeyi aşarsınız. Kişi başı 50 liraya yemek bulursunuz ama masaları hazırlayacak garson, servis ekibi, tabaklar, bardaklar, peçete, dekorasyon, kurulum ve kaldırma işleri ayrı maliyettir.

Beni de aldatan bu nokta oldu. "50 liraya yemek" diye anlaşmıştım ama sonra %18 KDV, %5 servis ücreti ve 200 liralık "kurulum masrafı" eklenince toplam bütçeyi 30% aştı. Catering şirketleriyle görüşürken net fiyat sorun: "Tüm masraflar dahil, kişi başı ne kadar ödeyeceğim?" diye soruşturmanız lazım. Yemek, içecek, servis, tabak, çatal, bardak ve kurulum-kaldırmanın tamamını bir paket fiyata aldığınızda daha rahat edersiniz.

Yemek Seçimini Ürün Lansmanıyla Uyumlu Hale Getirmemek

Bu hata çok gözden kaçıyor. Bir yazılım ürünü lansmanında ağır kebab ve şerbetli tatlı servis etmek, misafirlerinizi saç başında bırakır. Etkinliğin ortasında herkesi catering hizmetinin ağır yemeğine kaptırmak istemiyor musunuz?

Lansmanınızın kimliği nedir, bunu sorun kendinize. Eğer genç, dinamik, teknoloji odaklı bir ürünse, hafif ve modern seçenekler (salata, sandviç, taze meyve) tercih edin. Kurumsal bir ürünse, daha geleneksel seçenekler uygun olabilir. Ayrıca yemek sunma saati de önemlidir. Sabah 10'da lansmanınız varsa, tam öğle yemeği ortasında ağır yemek servisi etmemeniz gerekir. Hafif brunch seçenekleri daha akıllıca olur.

Catering Şirketine Son Dakika Bilgisi Vermek

Lansman tarihinizin iki haftası öncesinde catering şirketi ile iletişim kurun. En geç on gün öncesinde kesin sayılar, menu seçimleri ve kurulum detaylarını belirtin. Eğer daha yakın bir tarihte yaparsanız, iyi catering şirketleri zaten başka siparişlerle meşgul olmuş olur ve ya fiyatları artar ya da istediğiniz hizmet kalitesini alamazsınız.

Benim deneyimim: lansmanımızdan üç gün öncesine kadar catering konusunu ertelemiştim. Sonunda bulabildiğim şirket pahalıydı ve kurulum ekibi etkinliğin başında hala masaları hazırlamakla meşguldü. Planlama takvimi oluştururken catering konusunu en az altı hafta öncesinden ayrı bir görev olarak işaretleyin.

Yemeğin Sunumunu İhmal Etmek

Kaliteli yemeği kötü sunumla sunarsan, misafirler yemeğe o kadar önem vermez. Buffet kurulumunun düzeni, tabakların temizliği, yemeğin sıcaklığı ve sunum şekli, lansmanınızın profesyonellik algısını etkiler.

Catering şirketiyle yemek sunumunun detaylarını konuşun. Tabaklar açık mı kalsın, başta mı hazır olsun? Soğuk ve sıcak yemekler ayrı bölümlerde mi sunulsun? Servis ekibi misafirlere yardım mı edecek, yoksa self-service mi olacak? Bu tür detaylar etkinliğin akışını belirler ve misafir memnuniyetini artırır.

Sık Sorulan Sorular

• Lansman etkinliğinde ne kadar yemek hazırlatmalıyım?
  Kişi başı 2-3 adet aperatif veya 1 ana yemek + 1 tatlı olarak hesaplayın. Etkinlik süresi 2 saatten kısaysa aperatif yetişir, daha uzunsa tam yemek servisi gerekir.
• Catering şirketi olmadan kendi yemeğimi hazırlayabilir miyim?
  Çok küçük lansmanlar (20 kişiye kadar) için mümkün. Daha büyük etkinliklerde profesyonel catering tercih edin; aksi halde ürün lansmanınıza odaklanamamış olursunuz.
• Vegetarian ve vegan seçenekler sunmalı mıyım?
  Mutlaka. Daveti yaprarken beslenme tercihlerini sorun ve catering şirketine net iletişim kurabilmek için listesini hazırlayın.
• İçecek servisi catering fiyatına dahil mi?
  Çoğu zaman değildir. Ayrıca suyun, kahvenin ve çayın dahil olduğunu kontrol edin.
• Lansmanın ortasında yemeği sunmak mı, öncesi/sonrası mı daha iyidir?
  Eğer pitch veya sunum yapacaksanız, öncesi hafif aperatif, sonrası ana yemek en iyi seçenektir.