Lansman takım sorumluluk rolleri yaparken sık yapılan hatalar
Lansman Takım Sorumluluk Rolleri Yaparken Sık Yapılan Hatalar
Bir ürün lansmanı düzenlerken takımda roller tanımlamak, bir kâğıda işi yazıp bitmek değildir. Yıllarımda şahit olduğum en büyük sorun, insanların rollerini belirledikten sonra sanki her şey otomatik olarak yoluna gireceğini düşünmeleridir. Halbuki lansman takım sorumluluk rolleri, aktif koordinasyon ve düzenli geri bildirim gerektiren canlı bir sistem gibi çalışır. Bu yazıda, benim karşılaştığım ve başka lansmanlarında görüp duyduğum hatalardan bahsedecek, böylece siz bu tuzaklara düşmeyeceksiniz.
Rolleri Çok Geniş Tanımlamak
İlk hata, bir kişiye çok fazla sorumluluk yüklemektir. Örneğin "pazarlama sorumlusu" diye birini atayıp, sosyal medya, e-posta, basın ve influencer iletişimi gibi dört ayrı işi onun yapmasını beklemek naif bir yaklaşımdır. Ben lansmanlarımda bunu yaptığımda, sonuç hep aynı oldu: her işten biraz yapılıyor, hiçbir şey tam olarak bitmiyor.
Rolleri tanımlarken spesifik ve ölçülebilir hale getirmelisiniz. "Sosyal medya sorumlusu" yerine "Instagram ve Twitter'da günde iki kez duyuru yapacak, yorumlara 24 saat içinde cevap verecek" şeklinde tanımlamak çok daha etkilidir. Böylece kişi ne yapması gerektiğini biliyor ve siz de ilerlemeyi takip edebiliyorsunuz.
İletişim Kanallarını Belirtmemek
İkinci hata, takım üyelerinin birbirleriyle nasıl iletişim kuracağını net olarak söylememektir. Bazı insanlar Slack'te, bazıları e-postada, bazıları WhatsApp'ta mesaj atıyor. Önemli bir güncelleme WhatsApp grubunda gönderiliyor ama bir kişi orada olmadığı için haberi almıyor. Lansmanın son haftasında bu kaos tam bir fiyaska oluşturabiliyor.
Başta bir iletişim protokolü kurun. "Acil durumlarda Slack #lansmanlar kanalı, günlük güncellemeler e-posta ile, haftalık toplantı pazartesi saat 10'da" gibi. Herkes aynı sahifede olduğunda koordinasyon çok daha keskin oluyor.
Geri Bildirim Mekanizması Olmamak
Rolleri tanımlayıp her birine talimat verdikten sonra, benim sık yaptığım hata onları kendi haline bırakmaktı. Benzer şekilde, yaptığınız işin sorunlu taraflarını anlayamıyorsunuz çünkü kontrol noktaları yok. Birisi zaman geride kalmış ama kimse fark etmiyor. Başka birisi bir işi mükerrer yapıyor çünkü öncekinin tamamladığını bilmiyor.
Haftalık ileriye dönük toplantılar yapın. Herkesin ne yaptığını, nereye kadar geldiğini, neye takıldığını konuşun. Bu toplantılar sadece 15-20 dakika sürebilir ama inanılmaz fark yaratır. Problemleri erkenden yakalayıp çözebiliyorsunuz.
Acil Durumlar İçin Yedek Planı Olmamak
Lansmanın başında bir takım üyesi hastalanır, bir başkası işten çıkar ya da bir sebepten uygun olamaz. Hazırlıklı değilseniz, bütün sistem çöker. Ben ilk lansmanlarımda bunun farkında değildim ve sorun çıktığında panikledim.
Her kritik rol için bir yedek belirleyin. En azından başlıca görevler (sosyal medya, e-posta, ürün hazırlığı) için bir ikinci kişi olsun. Bu kişi detaylı değilse de ana hatları bilsin. Lansmanın riskli dönemlerinde biraz daha fazla yardımcı elinizde olması maddiyattır.
Motivasyon ve Takdir Göstermemek
Üç ay boyunca yoğun çalışan bir takımı sadece görevle motive etmek yeterli değildir. Lansman takım sorumluluk rolleri yoğun olduğunda, insanlar tükenmek hissedebilir. Benim gözlemim, düzenli takdir ve küçük teşebbüslerin moral üzerinde inanılmaz etkisi olduğudur.
Haftalık toplantılarda bir kişiye "bu haftaki sosyal medya serisini çok beğendim" diye söylemek veya lansmanın ortasında takıma birlikte kahve almak gibi şeyler yapın. Bunlar maliyeti az ama psikolojik etkisi büyüktür.
Başarı Metriklerini Önceden Tanımlamıyor
Lansman bittikten sonra "ne kadar iyi gitti?" sorusunun cevabı muğlak oluyorsa, takımda da böyle bir muğlaklık vardır demektir. Her rolün başarısını nasıl ölçeceğinizi önceden belirleyin. Sosyal medya sorumlusunun başarısı kaç takip artışı, kaç engagement, kaç tıklama olacak? E-posta sorumlusunun hedefi kaç açılış oranı ve kaç dönüşüm olacak?
Bu metrikler, takım üyelerine hedef verir ve onları motive eder. Ayrıca lansmanın sonunda ne yapıldığını, neyin çalışıp neyin çalışmadığını görmek için de gereklidir.
Sık Sorulan Sorular
Küçük bir takımla lansman yapıyorum, rolleri nasıl belirlemelidir?
Kişi sayısı az ise, rolleri disipline göre değil, bireyin yapabileceği maksimum görev sayısına göre bölün. Birisi "ürün ve sosyal medya", bir diğeri "e-posta ve topluluk yönetimi" gibi. Ancak hiçbir zaman birinin üçten fazla kritik işi olmaması için dikkat edin.
Takım üyeleri uzak konumlarda, saat farkları var. İletişimi nasıl düzenlemeliyim?
Asenkron iletişim araçlarını (e-posta, Slack) önceleyin. Gerçek zamanlı toplantılar gerekli ise, tüm saat dilimlerini uygun hale getiren saatler bulun veya kaydı paylaşın. Açık bir dokümantasyon sistemi kullanarak herkes kendi saatinde bilgiyi okuyabilsin.
Rol çakışması oluştuğunda ne yapmalıyım?
Hemen haftalık toplantınızda bunu konuşun. İki kişi aynı şeyi yapıyorsa, hangisinin devam edeceğine karar verin ve diğer kişiyi farklı bir görevle yeniden atayın. Ertelenmeden aksiyon almak önemlidir.