Lansman ekip rol tanımı yaparken sık yapılan hatalar
Kısa Cevap
Lansman ekip rol tanımı yaparken en sık yapılan hata, sorumlulukları belirsiz bırakmak ya da aynı işi birden fazla kişiye atamaktır. Bir lansmanın başarısı, kim neyi yapacağını net bir şekilde bilmesine bağlıdır. Roller çakışırsa, işler düşer; sorumluluklar muğlak kalırsa, kimse sorumlu olmaz.
Rol Tanımında En Sık Yapılan Hatalar
1. Sorumlulukları Çok Genel Tanımlamak
İlk lansmanımı hazırlarken ben de bu hataya düştüm. Ekibe "herkes sosyal medyayı yönetsin" demek, hiç kimsenin sosyal medyayı yönetmesi demektir. Sonrasında fark ettiğim şey, bu cümleler çok vague kalınca herkes başka işle meşgul oluyordu.
Düzgün rol tanımında şöyle olmalı: "Ayşe, her gün saat 09:00'da LinkedIn'e lansmanla ilgili yazı paylaşacak. Murat, Product Hunt sayfasının açılmasından sonraki 24 saat içinde yorumlara cevap verecek. Zeynep, bekleme listesi üyelerine e-posta gönderecek."
Görev ne kadar spesifik ve ölçülebilir olursa, insanlar o kadar iyi performans gösterirler.
2. Aynı İşi Birden Fazla Kişiye Atamak
Bazı ekip liderleri önemli görevleri "güvenlik için" birkaç kişiye atarlar. Ama böyle yapınca kimse tam olarak sahip olmaz o işi. Her biri "bir başkası halleder" düşüncesiyle geçiştirir.
Lansman ekibinde bu özellikle tehlikelidir. Örneğin, e-posta dizisini gönderme görevini hem İbrahim'e hem Nilüfer'e atarsanız, e-postalar çift gönderilir ya da hiç gönderilmez.
Çözüm basit: her görev için bir sorumlu, bir de yedek. Yedek, sadece sorumlu kişi müsait değilse devreye girer.
3. Rolleri Zaman Geçtikten Sonra Tanımlamak
Lansman zamanı geldiğinde rolleri tanımlamaya çalışmak, savaşta stratejisiz gitmek gibidir. Ekibin birbirini beklemesi, birinin işi diğerinin işiyle çakışması, son anda kafaların karışması gibi sorunlar ortaya çıkar.
Ben öğrendiğim en önemli ders, rolleri en az 3-4 hafta öncesinden net bir şekilde belirlememdir. Böylece herkes kendi alanına konsantre olabilir ve diğerlerine güvenebilir.
4. Rollerin Önem Derecesini Göz Ardı Etmek
Tüm görevler aynı ağırlıkta değildir. Lansman gününde e-postayı gönderme, sosyal medyada belirli bir hashtag kullanmaktan daha kritiktir. Ama birçok ekip bunu görmez ve tüm görevleri eşit öncelikle işler.
Rolleri belirlerken hangi görevlerin lansmanın başarısına doğrudan etki ettiğini tanımlamalısınız. O görevleri en deneyimli kişilere verin.
5. İletişim Kanallarını Belirtmemek
Kiminle iletişim kuracaksın, neyi yazacaksın, hangi formatta göndericeksin – bunlar da rol tanımının parçasıdır. Açık bırakırsanız, her biri kendi tercih ettiği şekilde harekete geçer.
Örneğin, "basın bültenini 15 gazeteciye gönder" demek yerine, "bu listedeki 15 gazeteciye bugün saat 14:00'te bunu gönder, bunu ise 8 saat sonra ıslak imzalı versiyonunu gönder" demek gerekir.
Doğru Rol Tanımı Nasıl Yapılır?
Hangi rollere ihtiyacınız olduğunu belirlemek için önce lansmanın aşamalarını düşünün. Lansmanın hazırlık dönemi, lansman günü ve sonrası olmak üzere üç aşaması vardır. Her aşamada kimin neyi yapacağını yazın.
Rol tanımı yaparken şu sorulara cevap verin:
- Kim? - Tam adı ve unvanı
- Ne? - Spesifik görev
- Ne zaman? - Tarih ve saat
- Kime? - Kimin için, kime ulaşmak için
- Nasıl? - Hangi platform, hangi format
- Sonuç ne olmalı? - Başarı kriteri
Bekleme listesinden beta kullanıcılarına dönüşü sağlamanız gerekiyorsa, bu da bir roldür. Sosyal medya şablonlarını hazırlamak ve onları zamanında paylaşmak, iki farklı roldür.
Sık Sorulan Sorular
Bir kişi birden fazla rolü üstlenebilir mi?
Evet, ama sadece o rollerin birbirini engellememesi şartıyla. Örneğin, aynı kişi Discord'da aktivite yönetip, aynı zamanda basın bültenini gönderebilir. Ama sosyal medya yönetimi ve e-posta göndermek aynı anda yapılırsa, biri ihmal edilir.
Başarı kriteri belirlemek neden önemli?
Çünkü öyle bilirsiniz ki görev yapıldı. "Sosyal medya yönet" ile "LinkedIn'e gün'de 3 post at ve her postun altında 30 dakika içinde cevap ver" çok farklı şeylerdir.
Ekip üyesi görevi tamamlayamazsa ne olur?
İşte bu yüzden yedek lazım. Ama asıl nokta, rol tanımı açık ise, bu durumlarda hemen fark edersiniz ve harekete geçebilirsiniz.